Combien d'organisations basées sur des projets peuvent dire qu'elles ont une très bonne maîtrise de l'état et de la santé de tous les projets de leur portefeuille ? D'après mon expérience, je parierais que ce n'est pas le cas. Dans mon travail, nous rencontrons régulièrement divers problèmes dans les rapports de projet qui nuisent à leur utilité, comme des inexactitudes dans les informations, des données qui fournissent peu d'informations réelles ou même des rapports qui sont trop rétrospectifs au lieu d'être tournés vers l'avenir.
Mais ce n'est pas une fatalité. Avec seulement quelques semaines d'efforts, les organisations peuvent mettre en place des rapports qui indiquent aux responsables ce qu'ils ont besoin de savoir, quand ils ont besoin de le savoir. Grâce à une vision claire de l'état d'avancement et de la santé du projet, les équipes de projet et les responsables peuvent intervenir efficacement et rapidement, ce qui permet de respecter les délais et le budget des projets.
Les erreurs possibles dans la rédaction des rapports
Lorsqu'on nous demande d'examiner un projet en difficulté, l'une des premières choses que nous faisons est de consulter les rapports de projet récents pour voir ce qu'ils nous apprennent. Comment la livraison progresse-t-elle par rapport au plan ? Le budget est-il respecté ? Quelle est l'ampleur des changements et des retards subis par le projet jusqu'à présent ? Et ainsi de suite.
Le plus souvent, les rapports sur l'état d'avancement des projets sont lourds de texte, remplis de commentaires potentiellement tendancieux de la part des équipes de projet, et dépourvus des données objectives et perspicaces nécessaires pour comprendre réellement ce qui se passe. Les quelques indicateurs clés de performance qui sont présentés sont généralement rétrospectifs et limités, se concentrant par exemple sur le retard du projet par rapport au plan ou sur le montant du budget restant à dépenser, ce qui ne donne que peu d'indications sur le caractère positif ou négatif de la situation. Les responsables peuvent ainsi avoir du mal à repérer les zones de risque ou les questions à poser lors des réunions d'examen du projet.
Même des mesures de contrôle de projet bien établies - comme CPI, SPI, EV v. PV v. AC, EAC v. budget, suivi des étapes clés, exposition au risque v. contingence - sont parfois négligées par les organisations, y compris celles qui sont grandes et apparemment matures. Sans ces éléments, les chefs de projet volent à l'aveuglette et découvrent inévitablement des surprises (du mauvais genre) lorsqu'il est trop tard pour y remédier.
Mettre l'accent sur la perspicacité
C'est pourquoi, une fois que nous avons achevé le redressement initial d'un projet en difficulté, nous aidons souvent les entrepreneurs et les propriétaires à mettre en place des rapports plus solides qui leur permettent de mieux comprendre l'état d'avancement du projet et sa santé. Il peut s'agir de
- l'établissement d'indicateurs de performance clés plus utiles (voir ci-dessous), qui donnent une meilleure idée de la performance du projet et aident la direction à détecter les problèmes futurs beaucoup plus tôt ;
- s'assurer que les données contenues dans les rapports sont fiables pour la prise de décision, c'est-à-dire qu'elles sont à jour et reflètent la réalité en se connectant directement aux sources de données primaires ;
- la mise en place d'un moyen efficace de repérer les signaux d'alarme en utilisant des cibles et des tendances pour identifier les domaines problématiques, ce qui aide la direction à se concentrer sur les priorités.
Les rapports de projet doivent fournir une vue à 360° de l'état et de la santé d'un projet, y compris les aspects financiers, commerciaux, de calendrier, de risque, de qualité, de sécurité et de durabilité. Bien entendu, il est essentiel de se concentrer sur les indicateurs avancés de performance, afin que la direction puisse identifier les problèmes et intervenir rapidement. Voici quelques-uns des meilleurs exemples d'indicateurs clés de performance que j'ai vus :
1. L'érosion des flotteurs - un excellent indicateur précoce de retard, bien qu'il repose sur une planification très disciplinée, sans "truquage" de la logique.
2. Évolution des risques - elle peut en dire long sur l'orientation du projet, la qualité de l'analyse des risques et la solidité de la gestion du projet.
3. Volatilité de la CAE - une volatilité trop importante signifie que le projet est probablement hors de contrôle ; une volatilité trop faible signifie probablement une mauvaise prévision.
4. Ratio "dire : faire" du calendrier - il permet de repérer rapidement les problèmes d'avancement, les retards potentiels et la fiabilité des prévisions de calendrier.
5. Révisions de la conception - un autre indicateur précoce des retards potentiels, des problèmes de constructibilité et des dépassements de coûts.
6. Le taux de conversion des VO, qui permet de prévoir les ventes et les marges.
7. Le taux et l'ancienneté des QT - un autre indicateur précoce des retards et des dépassements de coûts.
8. Rotation du personnel de l'équipe de projet - ce point n'est presque jamais contrôlé de manière routinière, mais il peut réellement aider à repérer les projets qui sont en train de se détériorer ou de s'effondrer. en difficulté, en particulier au sein d'un grand portefeuille
Efficacité et intégrité grâce à l'automatisation
Si une gestion de projet et des contrôles appropriés sont en place, la plupart de ces indicateurs sont assez faciles à déterminer sans nouveaux processus ou systèmes complexes. Mais il est essentiel que ces ICP - en fait, tous les ICP - soient dérivés directement des ensembles de données de base, afin d'éviter toute manipulation le long de la chaîne de reporting et de permettre un suivi "en direct".
Comme de nombreuses organisations ont ajouté des outils d'analyse de données et l'informatique en nuage à leur pile technologique au cours des dernières années, il est désormais beaucoup plus facile de mettre en place des environnements de reporting de projet complets et dynamiques sans avoir besoin de plates-formes spécifiques à l'industrie. Il y a beaucoup à gagner en standardisant simplement les données, en les hébergeant dans un référentiel commun et en les intégrant pour les présenter dans une interface unique de type tableau de bord. La plupart des organisations paient déjà pour l
les technologies nécessaires pour y parvenir.
Il est clair que cet espace est mûr pour être perturbé par l'IA. Il existe déjà des outils capables de résumer en quelques secondes des centaines de pages de rapports sur l'état d'avancement d'un projet. Et de nombreuses startups développent des solutions qui s'appuient sur de vastes ensembles de données pour repérer les retards et tenter de prédire les risques susceptibles de se produire à l'avenir. Les premiers utilisateurs seront probablement gagnants à long terme, mais de nombreux acteurs du secteur de la construction hésitent à investir ou à subir les perturbations à court terme.
Trois étapes pour améliorer les rapports sur les projets
Dans tous les cas, le reporting de projet est un outil essentiel pour contrôler la santé et l'état des projets d'une organisation. Mais qu'un maître d'ouvrage, un développeur ou un entrepreneur décide ou non d'opter pour un reporting de pointe ou de se contenter d'un reporting éprouvé, il y a trois mesures à prendre pour renforcer ses systèmes :
1. Définissez un ensemble équilibré d'indicateurs clés de performance qui mesurent tous les facteurs de réussite d'un projet.
2. Automatiser le reporting de ces ICP afin d'éliminer les efforts manuels et les interférences.
3. Mettez en place un cadre de reporting qui permette de repérer facilement les signaux d'alerte.
Ensemble, ces améliorations aideront certainement les responsables à détecter les problèmes plus tôt, à être mieux équipés pour y faire face et, en fin de compte, à respecter les délais et le budget des projets.
Mathew Hazenberg - Directeur - Accuracy