Indagini interne, raccolta dati. Tecnologia e regole. In questo articolo due professionisti esperti del settore dialogano, a partire dalle rispettive esperienze, per descrivere lo scenario in cui si muove l’attività di chi si occupa di forensic. Si tratta di Marilena Hyeraci, senior associate nel dipartimento di contenzioso dell’ufficio di Milano di Paul Hastings, professionista con una vasta esperienza nel contenzioso, in materia civile e commerciale, nel diritto penale societario e nella protezione dei dati. E di Rick Barker, responsabile da Milano della practice di Forensic Technology di Accuracy, advisor indipendente nel settore economico finanziario.
L’avvocata di Paul Hastings e il dirigente di Accuracy si sono intervistati a vicenda e hanno scelto MAG per dare eco al loro dialogo.
Dottor Barker, in cosa consiste il vostro lavoro e quali misure adottate per garantire che venga svolto secondo la normativa Italiana, in particolare anche alla luce del GDPR?
La Forensic Technology è un sistema di investigazione complessa che analizza anche i dati personali. In tale ambito esistono numerosi leggi, tra cui il GDPR, tese alla protezione di tali dati quindi è importante il coinvolgimento degli studi legali, la loro approvazione della pianificazione del nostro lavoro. La Forensic Technology permette di identificare e recuperare prove “nascoste” su computer, telefoni cellulari o server; all’interno di documenti, e-mail, altre comunicazioni come chat, registrazioni vocali, e dati finanziari e commerciali. La nostra attività consente di identificare chi ha distrutto o rubato dati, o chi ha “hackerato” sistemi. Noi siamo esperti informatici a supporto dei forensic accountant, degli investigatori e degli avvocati nel trovare le prove elettroniche di cui hanno bisogno. La piena sinergia con tali professionisti è di fondamentale importanza, in mancanza non saremmo in grado di lavorare.
Avvocata Hyeraci, quali sono a suo avviso (oltre al GDPR) le altre principali leggi italiane che incidono sulle indagini e sulla raccolta dei dati?
La normativa sulla privacy e il GDPR hanno un rilevante impatto nell’ambito delle investigazioni, ma non sono gli unici punti di riferimento. È da tenere in considerazione la normativa di diritto del lavoro, la disciplina sul segreto professionale e sul “legal privilege”, le normative di settore sui segreti (ad esempio bancari, industriali). È poi da considerare anche la normativa di diritto processuale eventualmente applicabile oltre alla
disciplina sulle attività investigative difensive. Inoltre, anche la disciplina sul whistleblowing (la denuncia dall’interno) e le procedure interne di aziende e PA.
Infine, proprio nel contesto delle indagini interne che coinvolgono più Paesi o società dello stesso gruppo, fenomeno in aumento, è molto importante considerare tutte le normative locali, spesso molto differenti sulla gestione della raccolta dei dati e delle prove.
GLI STRUMENTI A DISPOSIZIONE DELLE AZIENDE IN CASO DI INDAGINI INTERNE SI SONO EVOLUTI NEGLI ULTIMI ANNI, COSÌ COME LA CONSAPEVOLEZZA DA PARTE DEL CLIENTE DEI BENEFICI DELLA TECNOLOGIA, SOPRATTUTTO IN TERMINI DI VALORE DEL RISULTATO DELLA RICERCA CHE, QUANDO È STRUTTURATA BENE, DIFFICILMENTE PERDE PROVE IMPORTANTI
Marilena Hyeraci
Dottor Barker, qual è il valore aggiunto che la Forensic Technology può dare, in termini di tempo e di efficacia?
Il tempo speso per l’analisi e i costi a essa associati rende fondamentale l’utilizzo di tecnologie avanzate. Revisioni strutturate, organizzazione di e-mail, clustering e tecnologie di intelligenza artificiale hanno dimostrato di essere in grado di ridurre drasticamente i tempi per le analisi e di trovare le prove in modo rapido, riducendo di
conseguenza lo sforzo economico del cliente. Per fortuna, ora anche in Italia sono disponibili strumenti di revisione dei documenti aziendali sviluppati negli Stati Uniti come ad esempio “Relativity”, un software che consente ai team di esaminare enormi quantità di documenti senza duplicare gli sforzi o commettere errori. Relativity è in grado di raggruppare le email in particolari cluster: ciò significa che è possibile leggere i
messaggi in sequenza, senza dover guardare ogni risposta in lunghe catene di email.
L’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico possono anche aiutare ad analizzare ciò che i professionisti hanno segnalato come rilevante e quindi replicare lo stesso processo sull’intera popolazione di documenti.
REVISIONI STRUTTURATE, ORGANIZZAZIONE DI E-MAIL, CLUSTERING E TECNOLOGIE DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE HANNO DIMOSTRATO DI ESSERE IN GRADO DI RIDURRE DRASTICAMENTE I TEMPI PER LE ANALISI E DI TROVARE LE PROVE IN MODO RAPIDO, RIDUCENDO DI CONSEGUENZA LO SFORZO ECONOMICO DEL CLIENTE
Rick Barker
Avvocata Hyeraci, quali consigli dareste alle aziende italiane per attrezzarsi al meglio in caso di indagini interne?
Gli strumenti a disposizione delle aziende in caso di indagini interne si sono evoluti negli ultimi anni, così come la consapevolezza da parte del cliente dei benefici della tecnologia, soprattutto in termini di valore del risultato della ricerca che, quando è strutturata bene, difficilmente perde prove importanti.
Ai nostri clienti suggeriamo di dotarsi di policy ad hoc sulle investigazioni, con procedure operative che regolino tutti i passaggi fondamentali per svolgere questa attività, in conformità alla legge. Inoltre, raccomandiamo di stabilire fin da subito se e quali figure apicali sono eventualmente da informare o coinvolgere nelle indagini, nonché se eventuali normative applicabili richiedono la disclosure delle informazioni.
Infine, una domanda a cui possiamo provare a rispondere entrambi, come ci si comporta quando qualcuno cerca di nascondere o cancellare le prove di un crimine?
Hyeraci: Sicuramente la distruzione o il nascondere documenti o prove importanti è uno dei rischi più frequenti nel caso di investigazioni; per questo è fondamentale verificare che la società abbia una data retention policy adeguata, e nel caso predisporre un sistema di riconoscimento tempestivo di queste azioni illegali.
Barker: Con gli strumenti forensi adeguati, siamo in grado di identificare molto rapidamente le tracce di eliminazione dei documenti e, spesso, possiamo recuperare gli elementi eliminati. In genere, per esempio si osservano due picchi nelle cancellazioni: il giorno in cui viene annunciata l’indagine in corso e il giorno prima del nostro arrivo. La maggior parte delle persone che cancellano i dati è generalmente già sospettata, ma ci sono sempre altri soggetti che balzano improvvisamente alla nostra attenzione proprio a
causa delle analisi sui dati cancellati.