Une base de référence définit l'ambition d'un projet - que cherche-t-on à réaliser, dans quel délai et avec quel budget ? Il s'agit sans aucun doute de l'outil de gestion clé de tout projet. Malgré cela, les équipes disposent rarement du temps et des ressources nécessaires pour élaborer une base de référence solide.
Notre directeur, Mathew Hazenberg, explique ce qu'une bonne base de référence peut apporter à un projet, pourquoi l'établir et quand la mettre en place.
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Une base de référence définit l'ambition d'un projet - que cherche-t-on à réaliser, dans quel délai et avec quel budget ? Il s'agit, sans aucun doute, de l'outil de gestion clé de tout projet.
Malgré cela, il est rare que les équipes disposent de suffisamment de temps ou de ressources pour élaborer une base de référence solide pour le projet. Cependant, lorsqu'elles le sont, elles peuvent se contenter d'une base de référence solide, nous avons constaté que la clarté, la concentration et l'alignement qu'il favorise dans l'organisation d'un projet sont inestimables - et fondamentaux pour la réussite du projet.
Pourquoi avons-nous besoin d'une base de référence pour le projet ?
Une base de référence aide d'aligner l'ensemble de l'équipe du projet autour d'un plan commun et de fournir une référence à l'ensemble de l'équipe. point à partir desquels l'évaluation peut être effectuée :
- Performances - Sommes-nous sur la bonne voie pour tenir nos engagements ?
- Changement - comment un changement de portée, de délai ou de coût affecte-t-il ce que nous nous sommes engagés à fournir ?
- Résultats - avons-nous tenu nos promesses ?
Quand fixer un niveau de référence pour le projet ?
Les niveaux de référence devraient être fixés avant les principaux points de décision. () afin qu'il existe une définition documentée et cohérente des résultats attendus du projet, de sa portée, de son calendrier et de son coût, sur la base de laquelle ces décisions ont été prises. Il est essentiel que suffisamment de temps et de ressources soient consacrés à la production de ce document, étant donné que il deviendra l'étalon du projet.
Qu'est-ce qui fait une bonne base de référence pour un projet ?
L'état de référence d'un projet doit
- Définissez les résultats ou les avantages attendus, ainsi que le champ d'application, les délais et les coûts, pour les garder à portée de vue et sous contrôle du changement.
- Fournir le "fil d'or" entre les avantages, les exigences, le champ d'application, le temps et le coût.soutenir une gestion rigoureuse du changement. Le principal défi consiste à couvrir le champ d'application de manière exhaustive et à le décomposer de manière à refléter la façon dont le projet sera contracté, exécuté et mis en service.
- Tenir compte du risque et de l'incertitude, en attribuant de manière transparente des indemnités aux éléments et événements discrets du champ d'application. pour s'assurer que les changements dans l'exposition au risque peuvent être compris au fur et à mesure de l'avancement du projet.
Une base de référence n'a de valeur que lorsque toutes les parties prenantes lui font confiance et y adhèrent (qu'elles soient satisfaites ou non de ce qu'elle leur apprend). Pour ce faire, trois conditions doivent être remplies :
- Un mandat du sommet veiller à ce que l'élaboration de la base de référence soit considérée par tous comme une tâche prioritaire, et qu'elle soit supervisée et approuvée par les hauts responsables.
- Un processus de développement rigoureux en s'appuyant sur les données, les connaissances et l'expertise les plus récentes de l'ensemble de l'organisation.
- Assurance continue et indépendante d'inciter l'équipe de projet à respecter les normes les plus strictes lors de l'élaboration de la ligne de base et de mettre en évidence les principaux domaines d'incertitude.
Quand devez-vous mettre à jour la ligne de base ?
Tout d'abord (comme indiqué précédemment), la base de référence doit être mise à jour à des points de décision clés du processus d'élaboration du projet afin de refléter la compréhension la plus récente du projet et le niveau de certitude quant à la portée, au délai et au coût.
Par ailleurs, la question de savoir quand mettre à jour une base de référence peut souvent être controversée en raison de perspectives différentes ; un sponsor de projet et un directeur de projet peuvent avoir des points de vue divergents, par exemple. Toutefois, il est logique de mettre à jour une base de référence dans les circonstances suivantes :
- Lorsque des influences externes s'exercent sur le projet - ceux qui échappent au contrôle de la partie responsable - entraînent des modifications des exigences, de la portée, du calendrier ou du coût du projet, ce qui rend injuste la mesure de la performance par rapport à la base de référence initiale.
- Lorsque les exigences ou la portée du projet ont changé de manière significative que la ligne de base originale n'est plus utile en tant que référence de mesure.
La question de savoir si ces bases révisées se traduisent par des objectifs et des indicateurs clés de performance révisés pour la gestion des performances au niveau de l'organisation (et au niveau individuel) est un autre sujet !
Lorsqu'elle est réalisée correctement, l'élaboration de la base de référence constitue un élément essentiel de la stratégie de développement de l'UE. partie intégrante de toutes les autres activités de développement du projet (conception, planification, estimation, etc.) et prend tout autant de temps. Trop souvent, nous voyons des lignes de base incohérentes élaborées en quelques semaines juste pour cocher une case.
Investir du temps et des efforts dans l'élaboration d'une base de référence cohérente, détaillée et réaliste au début d'un projet s'avère très rentable et constitue l'une des décisions d'investissement les plus claires que les dirigeants puissent prendre. Veillons à ce que les lignes de base des projets reçoivent le temps et les ressources dont elles ont besoin !